يمكن أن تكون عملية التوظيف تجربة تستغرق وقتًا طويلاً ومحبطة لكل من أصحاب العمل والباحثين عن عمل. لتبسيط العملية، بدأت العديد من الشركات في استخدام أنظمة تتبع المتقدمين (ATS).
نظام تتبع المتقدمين (Applicant Tracking System أو ATS) هو برنامج يستخدم من قبل الشركات والمؤسسات لإدارة عملية التوظيف بكفاءة عالية. يعتبر هذا النظام جزءًا أساسيًا من عمليات الموارد البشرية في العديد من المنظمات الحديثة. يساعد نظام تتبع المتقدمين في تبسيط وتحسين عملية التوظيف من خلال توفير أدوات لتنظيم وتقييم الطلبات بشكل فعال. فيما يلي تفصيل لأهمية وفوائد نظام تتبع المتقدمين وكيفية عمله.

كيفية عمل نظام تتبع المتقدمين

1. جمع الطلبات: يتم تجميع جميع الطلبات المقدمة عبر قنوات مختلفة مثل البريد الإلكتروني، المواقع الإلكترونية، ووسائل التواصل الاجتماعي في مكان واحد.

2. فرز وتصفية الطلبات: يستخدم النظام خوارزميات معينة لفرز وتصفية الطلبات بناءً على معايير محددة مثل الكلمات المفتاحية، المؤهلات، والخبرات المطلوبة. يمكن للنظام استبعاد الطلبات غير المتوافقة بشكل تلقائي.

3. تتبع حالة المتقدمين: يتيح النظام تتبع حالة كل متقدم، بدءًا من تقديم الطلب وحتى مرحلة التوظيف النهائي. يمكن للشركات معرفة أي مرحلة وصل إليها كل متقدم بسهولة.

4. إدارة المقابلات: يساعد النظام في جدولة وتنظيم المقابلات مع المتقدمين، وتسجيل الملاحظات والتقييمات الخاصة بكل مقابلة.

5. تحليل البيانات: يوفر النظام تقارير وتحليلات مفصلة حول عملية التوظيف، مثل معدلات التحويل، مصادر التوظيف الأكثر فعالية، والأداء العام لعملية التوظيف.

الميزات الرئيسية لنظام تتبع المتقدمين

أنظمة تتبع المتقدمين مثل نظام EVA-REC المقدم من شركة إليفاتوس، تسهل على الأشخاص التقدم للوظائف عبر أي جهاز، دون الحاجة إلى تسجيل الدخول. هذا يعني أن الشركات تستفيد من مجموعة أكبر من المتقدمين.

نظرًا لوجود العديد من المتقدمين، تستخدم الشركات برامج ATS لتحديد وتسليط الضوء على المرشحين الأفضل تلقائيًا. بعض الميزات الرئيسية الأخرى لبرامج ATS تشمل:

• تحليل السير الذاتية: استخراج البيانات من السير الذاتية مثل معلومات الاتصال، وسجل العمل، والخلفية التعليمية، والمهارات.

• البحث المتقدم: يمكن تصفية الطلبات بواسطة كلمات مفتاحية محددة، مسميات وظيفية، مهارات، خبرة، تعليم، والمزيد.

• مصادر المرشحين: البحث عن وتحديد والتواصل مع المرشحين المحتملين للوظائف الشاغرة.

• التوظيف عبر قنوات متعددة: البحث عن المرشحين المحتملين باستخدام قنوات متعددة بما في ذلك مواقع الوظائف، وسائل التواصل الاجتماعي، وإحالات الموظفين.

• برامج CRM مدمجة: بعض أنظمة ATS تتضمن برامج CRM لتغطية جميع احتياجاتك في منصة واحدة.

• قوالب البريد الإلكتروني: معظم أنظمة ATS توفر قوالب بريد إلكتروني لضمان أن تكون جميع مراسلاتك مع المرشحين متسقة ومهنية.

• التحليلات المتقدمة والتقارير: يمكن توليد تقارير مفصلة حول الباحثين عن عمل، اتجاهات التوظيف، والبيانات الأخرى.

• تكاملات متعددة: يمكن لنظام ATS الاتصال بأنواع مختلفة من البرامج مثل برامج التسويق عبر البريد الإلكتروني، برامج المحاسبة، وأنظمة CRM.

• جدولة المقابلات: عن طريق أتمتة المقابلات، لن تضطر إلى إضاعة الوقت في إعادة الجدولة، أو إرسال التذكيرات، أو تنسيق جداول متعددة.

• التعاون في الوقت الفعلي: يسمح للأشخاص من أجزاء مختلفة من المنظمة بالمشاركة في استقطاب، فحص، واتخاذ القرارات بشأن التوظيف الجديد.

• الأتمتة بناءً على أحداث وظروف معينة: يقوم نظام ATS بإجراءات معينة فقط إذا وقع سيناريو محدد.

التحديات وكيفية التغلب عليها

رغم الفوائد العديدة، قد يواجه نظام تتبع المتقدمين بعض التحديات مثل تعقيد الإعداد الأولي، الحاجة لتدريب الموظفين، والتأكد من عدم استبعاد المتقدمين المؤهلين بسبب معايير فرز صارمة جدًا. للتغلب على هذه التحديات، يمكن للشركات:

1. اختيار نظام يتناسب مع احتياجاتها: البحث عن نظام مرن وسهل الاستخدام يتناسب مع حجم ونوع الشركة.

2. تدريب الموظفين: تقديم تدريبات كافية لفريق الموارد البشرية لضمان استخدام النظام بكفاءة.

3. مراجعة دورية للمعايير: التأكد من أن معايير الفرز والتصفية محدثة وتعكس المتطلبات الحقيقية للوظائف.

في الختام، يعد نظام تتبع المتقدمين أداة قوية تساعد الشركات في تحسين عملية التوظيف، من خلال توفير الوقت والجهد، وتحسين جودة التعيينات، وتعزيز الشفافية. بفضل التكنولوجيا الحديثة، أصبح بإمكان المؤسسات تبني هذا النظام بسهولة والتمتع بفوائده العديدة.